Van Personal Assistant en Management Assistent tot Office Manager en Secretaresse. De verschillende functiebenamingen in vacatures kunnen soms verwarrend zijn. Wat zijn precies de verschillen tussen deze functies? En welke past het best bij jou? In deze blog zetten wij alle functies op een rij zodat jij een duidelijk beeld krijgt van de baan en de taken die erbij horen.

Binnen de officeondersteuning kun je werken als:

• Office Manager
• Office Assistant
• Management Assistent
• Directiesecretaresse
• Personal Assistant

Laten we vooropstellen: het kan enigszins per bedrijf verschillen welke werkzaamheden je uitvoert binnen jouw functie. Dit kan per branche anders zijn, maar het maakt ook verschil of je bij een groter of kleiner bedrijf aan de slag gaat.

Wat wél in iedere functie overeenkomt, is de focus op jouw organisatorische kwaliteiten en flexibiliteit. Ook heb je voor iedere managementondersteunende rol goede communicatie skills en een stressbestendig karakter nodig. Want je kunt van één ding zeker zijn: een dag loopt nooit zoals gepland. 

Benieuwd of je geschikt bent? Dit zijn de 5 kernwaarden van een officeprofessional

Office Manager

• Leidinggevende en aansturende functie
• Van projecten leiden tot budgetbeheer: jij doet het allemaal

Als Office Manager ben jij dé organisator achter de schermen van het kantoor en je bent de spin in het web. Jouw takenpakket is het breedst van alle officeprofessionalfuncties en je hebt een leidinggevende en aansturende rol. In veel gevallen stuur je een team van administratief medewerkers of (office)assistenten aan.  

En anders dan een Directiesecretaresse of Management Assistent geeft een Officemanager ondersteuning aan meerdere personen of afdelingen en niet alleen aan de directie of het management.

Jouw werk bestaat in de basis uit administratieve en facilitaire taken net zoals in andere kantoorfuncties: jij zorgt ervoor dat vergaderingen worden gepland, memo’s verspreid en dat het kantoor voorzien is van genoeg notitieblokken, werkende printers en natuurlijk koffiebonen. 

Maar als Office Manager houd je je ook bezig met budgetteren en het bijhouden van financiën en ben je betrokken bij de HR-afdeling. Je kan bijvoorbeeld ondersteunen in het proces van nieuwe medewerkers aannemen of helpen bij het aanleggen van personeelsdossiers. 

En vindt er een verhuizing plaats binnen het kantoor? Of staat er een evenement gepland? Vaak ligt de organisatie en coördinatie hiervan bij ook Office Managers. Als jij thuis bekendstaat als ‘degene die alles regelt’ kan dit zomaar de perfecte functie voor jou zijn.

Management Assistent

• Focus op het volledig ontzorgen van het managementteam
• Je denkt ook vakinhoudelijk mee 

Als Management Assistent heeft jouw werk veel overlap met dat van een Office Manager. Ook jij bent verantwoordelijk voor het agendabeheer, plannen van meetings en het verzorgen van allerlei communicatie zoals e-mails en rapporten. 

Jij zorgt ervoor dat de managers in jouw team hun werk zo goed mogelijk kunnen uitvoeren. Dat betekent ook dat je soms logistieke opdrachten hebt zoals het organiseren van bijeenkomsten en het voorbereiden van presentaties. 

Alleen ben je als Management Assistent vaak meer inhoudelijk betrokken. Je kijkt mee met belangrijke documenten, legt deze klaar en er wordt van je verwacht dat je deze inhoudelijk kunt bespreken en controleren. Daardoor heb je vaak veel kennis over het vakgebied waarin je werkt. 

Vind je het leuk om ook over de inhoud mee te praten? Dan is een job als Management Assistent geschikt voor jou. 

(Directie)secretaresse

• Je bent de rechterhand van het directieteam
• Van afspraken tot zakelijke lunches: alles wat de directie aangaat, gaat via jou

Als (directie)secretaresse ondersteun jij een of meerdere leden van de directie. Alles wat met het directieteam te maken heeft, gaat via jou: het ontvangen van gasten, plannen van vergaderingen en de zakenreis van de directeur. Jij bent degene die mails beantwoordt, documenten beheert en precies weet hoe alle agenda’s eruitzien. 

Je ondersteunt geen heel kantoor, maar bent de rechterhand van directie- of managementleden. Het komt wel vaak voor dat je voor meerdere personen tegelijk werkt, daarom is het belangrijk dat je overzicht hebt en snel kunt schakelen. 

Het verschil met functies als Officemanager en -assistent is dat jij echt de ondersteuner bent en minder leidinggevende of facilitaire werkzaamheden hebt. Je kunt je focussen op jouw taken om managers en directieleden te ontzorgen en alle inkomende en uitgaande communicatie in goede banen te leiden. 

Je bent geknipt voor deze baan als je goed bent in structuur en orde, vertrouwelijk om kunt gaan met belangrijke informatie én graag op hoog niveau samenwerkt. 

Office Assistant

• Ondersteuner van de Office Manager
• Je bent een echte teamplayer en zorgt dat alles op de werkvloer op rolletjes loopt

De functie van Office Assistent lijkt sterk op die van een Officemanager, maar heeft een minder groot takenpakket en minder verantwoordelijkheden. Vaak werk je juist nauw samen met de Office Manager. 

Als Office Assistent bestaan jouw taken uit administratieve en facilitaire ondersteuning van het kantoor. Je beheert agenda’s en ordent documenten, dossiers en facturen. Ook zorg je voor goede communicatie op de werkvloer: je neemt telefoontjes aan en reageert op e-mails, maar verbindt ook collega’s binnen het bedrijf met elkaar. 

Het grootste verschil met een Officemanager is dat deze een meer leidinggevende taak heeft en vaak de directie, het managementteam of meerdere afdelingen ondersteunt. Als Office Assistent kun je bijvoorbeeld in het team van de Office Manager werken. Daarnaast houden Office Managers zich bezig met financiële zaken als budgetbeheer en HR-gerelateerde zaken, waar Office Assistenten dat niet of in mindere mate doen. 

Als je liever je hoofd niet breekt over leidinggevende of financiële vraagstukken, is dit een fijne functie voor jou. Ook kun je als Office Assistent veel ervaring opdoen binnen dit werkgebied.

Personal Assistant

• Je ondersteunt niet alleen op zakelijk vlak, maar ook privé
• Je werkt nauw samen met je klanten en bent degene waar ze altijd op terug kunnen vallen

Als Personal Assistant gaat je werk een stapje verder dan dat van een secretaresse. Je ondersteunt jouw klant niet alleen met werkgerelateerde zaken, maar ondersteunt ook op privégebied. Zo kan het zijn dat je meetings plant en agenda’s beheert, maar ook dat je hotels en vluchten boekt voor zakelijke reizen of een pakketje wegbrengt.  

Je draait je als het ware mee in het leven van jouw klant. Jij zorgt ervoor dat iemand volledig ontzorgt is en zo goed mogelijk zijn of haar werk kan doen. Daarbij zijn jouw taken heel afwisselend, want het ene moment help je mee in het privéleven, het volgende moment in het bedrijf.

En waar Office Managers en Secretaresses voor meerdere mensen of teams werken, werk jij 1:1 samen met jouw klant. Je kunt eventueel twee klanten hebben, maar door de omvang van jouw werkzaamheden zullen het er niet veel meer zijn. 

Deze functie is geschikt voor jou als je ook graag iemand in zijn of haar privéleven ondersteunt en blij wordt van veel uiteenlopende opdrachten. Hier is letterlijk geen dag hetzelfde! 

Samenvattend: de belangrijkste verschillen op een rij

• Als Officemanager heb je het breedste takenpakket en een leidinggevende functie 
• De functie van Office Assistent lijkt op die van een Officemanager, maar heeft minder leidinggevende taken en verantwoordelijkheden.
• Als Management Assistent ben je meer inhoudelijk betrokken bij de afdeling en het team waar je werkt
• Als Directiesecretaresse ondersteun je één of meerdere directieleden en ligt de focus op het ontzorgen op administratief en communicatief gebied
• Als Personal Assistant ben je de rechterhand in iemands werk, maar ook in het privéleven 

Enthousiast geworden over een van deze functies? Check hier onze openstaande vacatures en reageer meteen op een baan als officeprofessional die bij jou past!