Office Manager /Personal Assistant Filmproductiebedrijf (ON HOLD)

Office Manager /Personal Assistant Filmproductiebedrijf 

De vacature

Heb jij geen ambitie om te acteren maar vind je de wereld van film en tv wel fascinerend? Weet je goed prioriteiten te stellen, ben je stressbestendig, nauwkeurig en vind je het prettig om in een ondersteunende functie op een dynamische creatieve plek te werken? Dan is dit jouw baan!

Voor een toonaangevend film- en televisie(series) productiebedrijf in Amsterdam zijn wij per 1 juli op zoek naar een professionele, proactieve en doortastende officemanager (M/V). Een afwisselende baan voor vier dagen per week waarin je zowel werkt als officemanager als de rechterhand van de CEO in de rol van Personal Assistant. Omdat vrijdag de rustigste dag is, is de wens dat jij van maandag t/m donderdag iedereen met jouw aanwezigheid op kantoor happy maakt. Voordat je collega’s binnen komen, heb jij je mail al gecheckt en een planning voor de dag klaar. Uiteraard hou je rekening met onvoorziene zaken, want in deze creatieve branche kan er nog weleens iets veranderen. Je bent hét aanspreekpunt en de stabiele factor binnen en buiten het bedrijf. Met jouw vooruitziende blik zorg jij ervoor dat er zaken geregeld worden voordat iemand er om hoeft te vragen. Jij hebt aan een half woord genoeg.

Het vaste team in Amsterdam bestaat uit ongeveer 18 medewerkers, waaronder met name filmproducenten. Dit nuchtere creatieve team maakt mooie integere producties die mensen raakt met een lach of een traan. Naast het vaste team van collega's heb je veel contact met diverse flexibele teams die worden opgezet voor een bepaalde productie. Zo heb je de ene week een team schrijvers over de vloer, de week erna is het druk met een aantal acteurs die langskomen voor een meeting.  Never a dull moment dus!

Wat ga je doen

Je ondersteunt het functioneren van het kantoor van deze filmmaatschappij met alle voorkomende secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Je bent de rechterhand van de CEO en de steun en toeverlaat van het team. Jouw taken zijn o.a.:

• Beheer van de agenda van de CEO
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor (telefonische) contacten met klanten en toeleveranciers
• Afhandeling van telefoon, post (koeriers) en de mailbox
• Ondersteuning bij projecten, festivals/beurzen en organisatie van vergaderingen
• Boeken en coördineren van reizen van de CEO
• Regelen van (film)festival accreditaties voor CEO en producenten (zoals filmfestival van Cannes en Berlijn)
• Verantwoordelijk voor voorraadbeheer en coördinatie van de lunch.
• Ondersteuning HR taken zoals verlof- en ziekteregistratie van teamleden
• Aanspreekpunt voor IT-gerelateerde zaken
• Verantwoordelijk voor de coördinatie van het onderhoud van het gebouw.
• Coördinatie van algemene kantoorzaken zoals kantoorartikelen,  verjaardagen, lunches etc
• Aansturing van stagiaire ten aanzien van de kantoortaken; stagebegeleiding gaat in samenwerking met project coördinator
• Aanspreekpunt voor de productieteams van lopende producties 

Wat breng je mee

Met jouw energieke, besluitvaardige en flexibele persoonlijkheid vind je het oprecht leuk om jouw collega’s te ondersteunen en heb je belangstelling voor wie ze zijn en wat ze doen. Meerdere ballen in de lucht houden is voor jou een eitje. In deze branche is geen dag hetzelfde, je past je daarom makkelijk aan en weet overzicht te creëren én te behouden. Je hebt een dienstverlenende instelling en bent bereid om alles aan te pakken maar weet tegelijkertijd op een vriendelijke manier wel je grenzen aan te geven en de boel te managen. Daarnaast heb je:

• HBO werk- en denkniveau en bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare functie
• Uitstekende beheersing, mondeling als schriftelijk, van de Nederlandse en Engelse taal
• Goede contactuele en communicatieve vaardigheden
• Woonachtig in Amsterdam e.o. en vindt het prima om met ov of fiets naar je werk te komen
• Ervaring in werken met Apple-systeem + Google
• Bij voorkeur ervaring in de media branche

Over het bedrijf

Dit bedrijf is één van de toonaangevende film- & televisieproducenten in Nederland. Ze produceren familiefilms, dramaseries maar ook internationale arthouse producties staan op hun naam. Ze maken niet alleen films en dramaseries voor de Nederlandse markt, maar coproduceren veel met landen over de hele wereld. Een creatieve- en dynamische branche waar jij deel van kan uitmaken! Het kantoor in Amsterdam Zuid is licht en modern ingericht. Er heerst een informele en platte bedrijfscultuur waarin iedereen zichzelf kan zijn.

Wat bieden wij

• Een afwisselende baan in een warm team
• Een salarisindicatie tussen de € 3.000 en € 3.800 bruto op basis van 1FTE en afhankelijk van werkervaring.
• Een functie voor 32 uur per week (0,8 FTE), waarbij je vrijdag vrij bent.
• Een jaarcontract met de intentie dit daarna om te zetten naar een vast contract.
• Elke dag een verzorgde lunch tegen een kleine vergoeding
• Bijwonen van premières, teamuitjes en andere gezellige momenten met het team
• 8% vakantiegeld en reiskostenvergoeding €0,23 per km op basis van OV 2e klas 
• Naast de 20 vakantiedagen (obv 0,8 FTE) is het kantoor tussen Kerst en Oud en Nieuw gesloten, je krijgt dus een extra week vakantie 

Interesse?

Startdatum voor deze functie is 1 juli 2024. Ben je enthousiast, dan maken we graag kennis met jou en zien wij jouw CV en motivatie graag uiterlijk 1 mei 2024 tegemoet. Vermeld bij je inschrijving de titel van deze vacature.