Office Manager Creatief Bureau 32 u p/w (Ingevuld)

De vacature 

Voor een creatief bureau voor stedelijke ontwikkeling, gevestigd in Amsterdam Noord, zoeken wij een ervaren Office Manager voor vier dagen per week.

Jij zorgt er in deze rol voor dat alles op kantoor soepel verloopt. Jij wilt net als je fijne collega’s van betekenis zijn en een steentje bijdragen voor een beter leefklimaat in binnen- en buitenland. Op deze plek heb jij een afwisselend takenpakket en ben jij het visitekaartje van het bedrijf. Bovendien heb je een sterke persoonlijkheid en bezit je het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden en de collega's proactief te ondersteunen. Als Office Manager lever je een waardevolle bijdrage aan collega’s op locatie of op afstand. Je ontzorgt het team van adviseurs, de drie partners en je zorgt dat de internationale stagiairs zich thuis voelen. Je ondersteunt op verschillende disciplines zoals organisatorisch, administratief en HR. Als vliegende keep hoef jij je geen moment te vervelen! Je biedt (administratieve) ondersteuning in de breedste zin van het woord en zorgt ervoor dat het officemanagement perfect geregeld is. Hierbij krijg je de vrijheid om je eigen ideeën naar voren te brengen en gebruik je je ervaring om de processen waarvoor je verantwoordelijk bent, te verbeteren.

De functie is voor 32 uur in de week, waarvan de vrijdag in ieder geval een vaste dag is. De andere dagen en tijden zijn in overleg bespreekbaar. Jouw energieke aanwezigheid op kantoor maakt dat bezoekers en collega’s zich welkom voelen en is onmisbaar, daarom werk je op kantoor en niet thuis.

Het bedrijf 

Je komt te werken bij een creatief bedrijf met een multidisciplinair team voor stedelijke ontwikkeling, gedreven door duurzame kwaliteit en menselijke maat. Het team bestaat uit elf leuke en sociale collega’s waar een familiegevoel en een hechte sfeer heerst. Het kantoor bevindt zich in Amsterdam-Noord in een pand waar veel creatievelingen samenkomen. Daarnaast hebben ze vestigingen in Athene, Warschau en Milaan.  De sfeer is informeel, er worden regelmatig leuke teamactiviteiten georganiseerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief. Het bedrijf is gevestigd aan het IJ, vlakbij de pont. Dus minder handig met de auto maar prima te doen met het OV of de fiets.

Wat ga je doen 

• Je ondersteunt op organisatorische vlak: Je maakt (jaar)planningen, behoudt overzicht, regelt locaties en events en zorgt dat afspraken worden nagekomen. Voor de jaarlijkse (buitenlandse) teamdagen regel jij alles tot in de puntjes, van hotels tot tickets.
• Agendabeheer: Je houdt de agenda's bij en organiseert en neemt deel aan diverse teammeetings.
• Je bent het eerste aanspreekpunt en visitekaartje van het bedrijf zowel op kantoor als aan de telefoon.
• Administratieve en boekhoudkundige ondersteuning: je verwerkt de in – en externe facturen (in- en verkoop) in het boekhoudsysteem en verzorgt betalingen via internetbankieren.
• HR- ondersteuning: jij zorgt voor onboarding van de nieuwe (internationale) stagiairs, van het eerste het gesprek tot aan het stagecontract. Je houdt ziekte- en verlof bij en je assisteert bij de evaluatiegesprekken.
• Facilitaire ondersteuning: je zorgt voor een up to date kantoor, bestelt kantoorartikelen en signaleert knelpunten welke je afstemt met de eigenaar van het pand. Je bent aanspreekpunt mbt ICT- zaken.
• Daarnaast ben jij ook een sparringspartner voor de drie partners en de adviseurs.

Wat breng je mee 

• Je hebt HBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met officemanagement, bij voorkeur minimaal drie jaar werkervaring in soortgelijke functie.
• Je werkt georganiseerd en secuur en weet je grenzen goed aan te geven
• Je bent goed bekend met Office 365 (Teams, Office, SharePoint) en Google Drive
• Je bent communicatief sterk in woord en geschrift en hebt een open en directe persoonlijkheid
• Flexibel: je kunt makkelijk schakelen. Je kunt er aan het begin van de dag als eerste zijn maar vindt het ook niet erg af en toe buiten de reguliere werktijden in de avond mee te helpen (tijdens meetings).
• Empathisch: je wordt het eerste aanspreekpunt van het team. Jij weet hoe je mensen kunt bewegen en motiveren en wat anderen modig hebben. Je bent van nature dienstverlenend en ontzorgend.
• De Nederlandse en Engelse taal beheers je goed, zowel in woord als geschrift. (Je bent voldoende thuis in het Engels om in het internationale team te functioneren).
• Je bent een echte aanpakker, bent assertief en neemt het initiatief
• Je maakt graag deel uit van een hecht team en stelt het teambelang voorop

Wat bieden wij  

Je komt te werken in een jong en ambitieus team. Met vragen kun je altijd bij iemand terecht. In deze zelfstandige functie krijg je voldoende vrijheid om de rol verder vorm te geven en uit te bouwen op basis van eigen vaardigheden en ambities. En verder:

• Een salarisindicatie tussen de € 3.000 en € 3.500 bruto per maand obv van 40 uur
• Een functie voor 32 uur per week met in ieder geval vrijdag als vaste werkdag, de overige dagen zijn in overleg
• 23 vakantiedagen en 8% vakantiegeld
• Mooie pensioenregeling
• Reiskostenvergoeding o.b.v. OV vervoer
• Laptop en telefoon van de zaak
• Je komt direct in dienst van het bedrijf waar je een jaarcontract krijgt met uitzicht op een vast dienstverband
• Internationale dynamische werkomgeving binnen een hecht en gemotiveerd team met veel gezamenlijke activiteiten en uitjes
• Elke dag vers fruit en een heerlijke en gezonde lunch

Interesse?  

Dan maken we graag kennis met jou en zien wij jouw CV en motivatie heel graag tegemoet.