Secretaresse Logistiek Rotterdam 32 u p/w (Ingevuld)

De vacature 

Ben jij op zoek naar een parttime baan in de logistieke internationale sector in Rotterdam en heb jij ervaring als secretaresse? Wij zijn per direct op zoek naar een enthousiaste secretaresse voor vier dagen in de week. 

Jij zorgt er in deze rol voor dat alles op het secretariaat soepel verloopt! We zoeken extraverte doorpakkers met een dikke bak ervaring. Het complexe agendabeheer is voor jou een makkie en notuleren doe jij met plezier.  Je bent een energieke persoonlijkheid en bezit het vermogen om met jouw initiatief en aanpakken de afdeling draaiende te houden. Het is een internationaal bedrijf, so switching to English is something you do effortlessly!   

Als Secretaresse maak je deel uit van het secretariaat. Het team bestaat in Rotterdam uit 1 Management Assistant, twee Secretaresse en twee Office Assistents. Deze werkzaamheden zullen uitgevoerd worden binnen de terminal. Je werkt 32 uur in de week verdeeld over vier dagen. De werktijden zijn van 8.30 uur tot 17.00 uur. Thuiswerken behoort zeker tot de mogelijkheden, zodra je je weg hebt gevonden. Het beleid is 3 dagen op de terminal en in dit geval dan 1 dag thuiswerken, in overleg te bepalen welke dag dit kan zijn.  Bij prioriteiten wordt wel verwacht dat met de thuiswerkdag flexibel omgegaan kan worden. Dus ruilen naar een andere dag wanneer bijv. belangrijk bezoek naar de terminal komt. 

Het bedrijf 

Het bedrijf is gespecialiseerd in de opslag, verwerking van chemicaliën en eetbare oliën en logistiek van duurzame energieproducten die de energietransitie vooruit stuwen. Met 11 strategisch gelegen terminals in Europa, weerspiegelt het bedrijf de diversiteit van de behoeften van haar klanten. Van het transporteren, opslaan, mengen en verwerken van een breed scala aan producten, tot het garanderen van een lage CO2-voetafdruk door middel van gefocuste energie-efficiëntie. Het is een dynamische werkomgeving die zich snel ontwikkelt. Er heerst bij dit inclusieve bedrijf een open en energieke cultuur, met een gepaste professionele houding naar de externe gasten en klanten. Het kantoorgebouw is gevestigd in de Rotterdamse haven. Eigen vervoer is daarom een must.  

Wat ga je doen 

• Uitvoeren van ondersteunende werkzaamheden aan Terminal Management binnen gestelde kaders, ontvangen van prioriteiten en eventuele aanvullende instructies/werkzaamheden van leidinggevende. 
• Complex agendabeheer 
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen en bewaken van actielijsten en deadlines 
• Opstellen van brieven, mailings, e-mails of organisatiemededelingen (zoals bijdrage aan de interne nieuwsbrief, opstellen van intranetmededelingen e.d.) op basis van aanwijzingen/concept. 
• Aanmelden, informeren en ontvangen van (buitenlandse) bezoekers, attenderen van de gastheer/-vrouw op omgangsnormen en faciliteren met o.a. persoonlijke beschermingsmiddelen 
• Beheren van de beschikbaarheid van vergaderruimtes 
• Omgaan met vertrouwelijke informatie 
• Controle over levering/kwaliteit facilitaire zaken (schoonmaak, koffie, boodschappen) 
• Beheer kantoorartikelen en drukwerk 
• Beantwoorden van inkomende telefoongesprekken, zelf afhandelen van zaken of doorverbinden naar andere functionarissen 
• Verwerken inkomende en uitgaande post  
• Verrichten van coördinerende werkzaamheden t.b.v. het bedrijfsleasewagenpark zoals plannen van onderhoud en keuringen 
• Verzorgen van welkomstpakket voor nieuwe medewerkers 

Wat breng je mee 

• Minimaal een afgeronde MBO opleiding niveau 4 
• Minimaal 5 jaar werkervaring als secretaresse of soortgelijke functies  
• Jij hebt uitstekende sociale vaardigheden; hoffelijkheid en bieden van gastvrijheid zijn een tweede natuur  
• Je hebt een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden: ABN en Engels  
• Je kunt werken met Microsoft Office 365, ruim ervaren dus met Outlook en Excel 
• Je hebt oog voor belangen en bent in staat om op een juiste wijze prioriteiten te stellen 
• Energieke en flexibele instelling 
• Zelfsturend, oplossingsgericht en een verzorgend karakter 
• Je bent in het bezit van een auto, OV is geen optie 

Wat bieden wij  

• Een uitdagende en verantwoordelijke baan in een organisatie waar veiligheid centraal staat, initiatief wordt gewaardeerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling 
• Een veelzijdige functie voor 32 uur per week  
• Werktijden in overleg en flexibel in te vullen, maar bij voorkeur wel 3 dagen op kantoor en 1 dag thuis in overleg 
• Een marktconform salaris vanaf € 3.500,- bruto o.b.v. fulltime 
• Reiskostenvergoeding 0,19 cent per km 
• Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling 
• 8% vakantiegeld 
• 25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime) 
• Pensioenopbouw vanaf 8 gewerkte weken indien > 21 jaar 
• Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU cao 

Opmerkingen: 

Wij zoeken een secretaresse voor langere tijd waarbij je start op basis van uitzenden maar bij wederzijdse tevredenheid is de intentie om na een periode van uitzenden in vaste(re) dienst bij de organisatie te komen.   

Interesse?  

Wij zien je CV en motivatie graag tegemoet!