AI en automatisering veranderen de manier waarop we werken razendsnel. Grote bedrijven hebben vaak complete teams die zich bezighouden met nieuwe technologie, maar voor kleinere bedrijven is dat een stuk uitdagender. Juist in een klein team is het slim om je officemanager in te zetten om nieuwe technologieën te benutten. Zonder in te leveren op persoonlijk contact en die menselijke blik.
In deze blog deelt Officemanager.nl hoe je jouw officemanager slim inzet om mee te gaan in de veranderingen van AI en automatisering.
Misschien herken je het wel: de officemanager houdt nog steeds Excel-lijsten bij voor declaraties, stuurt herinneringen handmatig rond en moet continu schakelen tussen mailbox, agenda en losse tools. Tegelijk zie je in andere bedrijven dashboards, automatiseringen en slimme workflows en vraag je je af: doen wij het nog wel efficiënt?
Officemanager klein bedrijf
Je weet dat je als bedrijf ‘wat moet’ met alle nieuwe automatiserings- en AI tools, maar soms voelt het overweldigend. Waar in veel grote bedrijven hele afdelingen bezig zijn met het implementeren van deze nieuwe technologie, merk je dat bij jouw kleinere bedrijf nog steeds veel wordt gedaan ‘zoals we het altijd deden'.
Automatiseren betekent ook niet dat je alles maar uit handen geeft aan technologie. Het betekent dat je ruimte maakt voor effciënter werken. Een officemanager die geen uren meer kwijt is aan handmatig bijhouden van lijstjes, krijgt de tijd om zich bezig te houden met verbeteringen in de communicatie naar klanten of het stroomlijnen van HR-processen.
Daarom wil je jouw officemanager op een meer strategische manier kunt inzetten om processen in het bedrijf soepeler te laten lopen. Zo pak je dat aan in een klein(er) bedrijf:
1. Betrek de officemanager bij de processen
Officemanagers weten als geen ander hoe interne processen lopen. Vaak hebben zij het meeste inzicht in welke taken veel tijd kosten, waar het vlotter kan lopen en wanneer er ruis op de lijn komt. Analyseer samen met jouw officemanager de processen die jullie nu hebben lopen en kijk waar dat efficiënter en soepeler kan. Je kunt denken aan vraagstukken als:
- Waar zijn we nu (onnodig) veel tijd aan kwijt?
- Welke processen lopen niet soepel?
- Wat vereist veel repetitieve handelingen?
- Waar lopen onze medewerkers op vast?
2. Investeer in kennis
Zorg dat jouw officemanager zich kan verdiepen in tools als Notion, ChatGPT, Asana en Microsoft CoPilot door middel van extra training of cursussen. Met zijn of haar specifieke kennis kan de officemanager bepalen welke tools handig zijn voor jullie bedrijf en op welke manier die ingezet worden. Officemanagers kunnen het voortouw nemen in het implementeren en het betrekken van medewerkers bij deze nieuwe technologie.
3. Experimenteer
AI en automatisering zijn nieuw terrein voor veel bedrijven. Geef je officemanager de ruimte om te testen wat werkt. Denk aan: een week werken met ChatGPT voor standaardmailtjes, het automatiseren van vergaderverzoeken, of het structureren van informatie in Notion voor nieuwe medewerkers. Door te experimenteren kan een officemanager zien wat wel én niet werkt voor het bedrijf voordat je iets daadwerkelijk implementeert.
Lees meer: efficienter werken? Deze processen automatiseert een officemanager in jouw bedrijf
Wat je juist in een klein bedrijf nodig hebt, is een officemanager die de menselijke factor bewaakt. Nu we vaker thuiswerken en de werkvloer steeds digitaler wordt, is het extra belangrijk dat er iemand is die aanvoelt wat er echt speelt. Iemand die collega’s ziet, het werkplezier bewaakt en op tijd aan de bel trekt als dat dreigt weg te vallen. De officemanager is en blijft die verbindende factor: de spin in het web die zorgt dat processen lopen én mensen zich prettig voelen op hun werk.
Officemanager automatiseren
Kijk daarom samen met je officemanager kritisch naar de processen die je juist níét moet uitbesteden binnen jullie bedrijf. Misschien merk je dat jouw medewerkers energie krijgen van het persoonlijk beantwoorden van klantvragen en dat dat ook bij jullie bedrijfscultuur en kernwaarden past. Of je wilt de onboarding van nieuwe medewerkers persoonlijk door een collega laten doen, zodat ze goed opgenomen worden in het kleine team en daar hun draai kunnen vinden.
Zorg ook dat de officemanager ruimte krijgt om de processen op de werkvloer te begeleiden. Veranderingen kunnen soms zorgen voor weerstand of een gevoel van onzekerheid bij medewerkers. Een officemanager pikt deze signalen op en kan met medewerkers in gesprek gaan over wat zij nodig hebben om mee te kunnen in de veranderingen. Denk aan extra training, een handleiding of misschien een dag meekijken met een collega die bekwamer in de nieuwe technologie is.
Juist in een klein bedrijf is het belangrijk om je officemanager mee te laten groeien met technologische ontwikkelingen. Niet om het persoonlijke contact te vervangen of om alles over te laten aan AI, maar om het werk slimmer én menselijker te organiseren.
Ben je op zoek naar iemand die daarin echt het verschil kan maken voor jouw bedrijf? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen je graag aan een officemanager of officeondersteuner die past bij jouw team en manier van werken.
Bel 085 130 42 11 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of of stuur een e-mail info@officemanager.nl