In jouw bedrijf gaat veel tijd verloren aan repetetieve taken: vergaderingen plannen, contracten verlengen, kantoorbenodigdheden bestellen. Zonde, want dat kan efficiënter. Een officemanager zorgt dat deze processen lopen als een trein, zodat jouw team weer tijd heeft voor waar het echt om draait: het helpen van jullie klanten. Benieuwd welke werkprocessen een officemanager kan automatiseren? Je leest het in deze blog:

Waarom je processen wil automatiseren:

• Kostenbesparend
• Zorgt voor minder handmatige fouten
• Sneller opschalen
• Nieuwe leads sneller en beter opvolgen
• Je bedrijf is gestroomlijnder en kan sneller groeien

En het belangrijkste: jouw medewerkers hebben meer plezier in hun werk omdat ze niet gestoord worden met allerlei taken die hun werk onderbreken als administratie en vergaderruimtes boeken. 

1. Onboarden van nieuwe medewerkers

Goed nieuws als nieuwe medewerkers jouw team komen versterken, maar hier gaat ook veel tijd in zitten. Nieuwe krachten moeten worden ingewerkt, wegwijs gemaakt in het bedrijf én er moeten praktische zaken geregeld worden zoals inloggegevens, toegang tot servers en een zakelijke laptop.

Officemanagers kunnen deze flow automatiseren zodat jouw nieuwe medewerker automatisch opgestart wordt en toegang krijgt tot belangrijke documenten en programma's. In de onboarding kun je ook huisregels, belangrijke gang-van-zaken documenten en manieren van werken opnemen. Eventueel met standaard stap-voor-stap video’s van hoe veelgebruikte systemen werken.

Zo kan een nieuwe kracht rustig wennen en is er minder druk op jouw team voor het inwerken. Hetzelfde geldt voor de ‘off-boarding’ van medewerkers die vertrekken: ook dit proces is eenvoudig te automatiseren door een officemanager. 

2. Projectmanagement

De tijd van handmatige to do-lijstjes en eindeloze 'wanneer-kun-jij-vergaderingen' is voorbij. Een officemanager zorgt ervoor (bijvoorbeeld met behulp van Outlook en CoPilot) dat een project gestroomlijnd loopt. Iedereen krijgt na een vergadering bijvoorbeeld automatisch taken toebedeeld met bijbehorende to do’s.

Ook worden meetings automatisch gepland op basis van beschikbaarheid en krijgen collega’s updates wanneer andere collega’s taken hebben afgevinkt of aanvullende vragen hebben. Zo kent iedereen de status van het project en is het duidelijk wanneer deadlines zijn.

Leestip: dit kan je allemaal nog meer automatiseren met Outlook

3. Aanvragen van kantoorbenodigdheden

Vraagt een van jouw teamleden nu nog iedere maand handmatig het nieuwe printerpapier en de koffie aan? Nergens voor nodig. Officemanagers kunnen een systeem opzetten waarin ze precies bijhouden wanneer er nieuwe voorraad nodig is. Dit wordt dan automatisch besteld en afgeleverd.

Dit soort systemen kun je ook inzetten voor het bestellen van kantoorbenodigdheden voor jouw personeel. Nu we steeds meer thuis (of hybride) werken, hebben veel medewerkers een bureaustoel of vast scherm nodig voor hun thuiswerkplek. Een officemanager kan zorgen dat dit online te regelen is én dat medewerkers weten waar ze recht op hebben en wanneer.

4. Administratieve processen

Veel tijd binnen een bedrijf gaat nog altijd naar de administratie. En hoewel het heel belangrijk voor jouw bedrijf is om die goed op orde te hebben (we willen immers géén kwijtgeraakte facturen of missende contracten) kun je hier veel tijd op besparen door processen te automatiseren.

Een officemanager kan jullie administratie analyseren en zien waar dit efficiënter kan. Zij automatiseren bijvoorbeeld:

• Het versturen van factureren (en herinneringen)
• Beheren van de zakelijke uitgaven en bonnen
• Documenten sorteren, labelen en bewaren
• Klantendatabase bijhouden (en analyseren wanneer opvolging nodig is)

Wanneer is het tijd om een officemanager in te schakelen in jouw bedrijf? In deze blog delen we de 5 signalen
 

5. HR-gerelateerde zaken

Een officemanager kan jouw HR-team ontzorgen door processen te stroomlijnen en te automatiseren. Zo hadden we het al over de onboarding van nieuwe klanten, maar ook het versturen van salarisstroken, nieuwe contracten en verlofaanvragen kan allemaal door een systeem geregeld worden.

Zo kan jouw HR-afdeling zich weer focussen op het echt helpen en ondersteunen van jouw medewerkers.

6. Klantcommunicatie en opvolging

Als jij met veel binnenkomende leads werkt in je bedrijf is het van belang dat deze leads zo snel mogelijk (en op de juiste manier) opgevolgd worden. Want hoe langer een lead blijft liggen, hoe kleiner de kans dat deze nog klant wordt. 

Een officemanager kan welkomstberichten instellen, leads automatisch een afspraak laten inplannen of medewerkers meteen activeren wanneer er actie op een lead nodig is. Op die manier verlies je geen waardevolle leads en kunnen deze snel opgevolgd worden tot klant.

Zo pakken officemanagers automaitseren aan:

Niet alles hoeft natuurlijk geautomatiseerd te worden. Officemanagers kijken met een birds-eye view naar jouw bedrijf en:

1. Inventariseren: waar hapert het nu? Waar zijn jouw medewerkers veel tijd aan kwijt?
2. Doorvragen: hoe ervaren medewerkers de processen? Waar lopen zij tegenaan?
3. Verbeteren: waar zouden we deze flow kunnen verbeteren en hoe? Welke stappen, processen en mensen zijn daarvoor nodig?
4. Implementeren: vebeteringen doorvoeren en meten of deze ook voor het gewenste resultaat zorgen.

Overweeg je om een officemanager in te zetten om je processen te verbeteren? Wij denken graag mee!

Neem contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken:

Bel 085 130 42 11 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of of stuur een e-mail info@officemanager.nl