Thuiswerken. Flexplekken. Overleggen via Teams. In veel bedrijven is hybride werken inmiddels de standaard. En dat roept bij bedrijven een logische vraag op: hebben we een officemanager nodig als wij steeds minder tijd in de ‘office’ doorbrengen?

Het antwoord: juist wel. Een officemanager is niet alleen degene die vergaderingen plant, conferenties organiseert en nieuwe systemen opzet. Juist in een hybride werkcultuur is de rol van officemanager cruciaal. Daarom lees je in deze blog hoe een officemanager hybride werken juist kan ondersteunen.

Thuiswerken is sinds de Covid-19 periode eigenlijk niet meer weg te denken uit ons werkende bestaan. Maar toch brengt dit ook uitdagingen met zich mee. Bijvoorbeeld: 

• Verlies van verbondenheid
   
• Versnipperde communciatie via app, chat, (video)bellen
   
• Verlies van overzicht, structuur en planning
   
• Praktische 'wie-regelt-dit-eigenlijk' vraagstukken
   
• Verwarring over wie wanneer op kantoor is

Juist door deze uitdagingen is het waardevol om iemand in je team te hebben die schakelt, overzicht houdt en verbindt: de Officemanager. Zo kan deze jouw hybride werkomgeving sterker maken:

1. Zorgen voor verbinding

Een van de grootste uitdagingen van hybride werken is dat je de cohesie in jouw team verliest. Waar je vroeger iedere week samenkwam in een teamoverleg of elkaar sprak tijdens lunch, koffiepauzes, wandelingen of gewoon even langsliep bij het bureau, merk je nu dat jouw medewerkers elkaar mislopen omdat ze op verschillende dagen thuiswerken.

Dit kan ervoor zorgen dat de onderlinge band minder sterk wordt en het teamgeovel minder wordt. Ook kunnen sommige collega's zich misschien verloren voelen, zeker wanneer ze nieuw in het team zijn. 

Wil je tijdelijk een officemanager inzetten? Dit moet je weten

Een officemanager is dé aangewezen persoon om die verbinding te blijven behouden. Denk aan het organiseren van teamdagen, wekelijkse bijpraatsessies of andere activiteiten om de saamhorigheid te versterken. Ook kan een officemanager op een laagdrempelige manier inchecken bij jouw medewerkers en signaleren wanneer iemand ergens behoefte aan heeft. 

2. Plannen, structureren en organiseren

Een andere uitdaging van thuiswerken is een logistieke: want wanneer komen collega’s wel op kantoor en wanneer niet? Zijn er genoeg plekken om te werken? Krijg je alle betrokkenen op kantoor bij elkaar wanneer er een belangrijk overleg is? Moeten er ruimtes gereserveerd worden of video-verbindingen opgezet?

Kortom: een officemanager is in een kantoor waar hybride wordt gewerkt bijna onmisbaar om deze logistieke puzzel te leggen. Zij kunnen systemen opzetten waarin collega’s aangeven wanneer ze op kantoor werken.

Ook houden zij overzicht over de werkplekken en kan een officemanager strategisch vergaderingen plannen zodat zoveel mogelijk betrokkenen (fysiek) aanwezig kunnen zijn. Zij hebben het overzicht over de agenda’s, planning en organisatie.

Efficiënter werken: deze processen optjmaliseert een officemanager in jouw bedrijf 

3. Hybride werken faciliteren

Wanneer veel collega’s regelmatig thuiswerken, is het belangrijk dat dit ook vanuit jouw bedrijf ondersteund wordt. Denk aan praktische zaken als het regelen van bureaustoelen, headsets en extra schermen voor een thuiswerkplek. Maar ook ervoor zorgen dat alle systemen thuis toegankelijk zijn en dat er beveiligde verbindingen zijn.

Als je dit al in je bedrijf georganiseerd hebt, kan een officemanager deze processen monitoren en optimaliseren. Maar wanneer dit nog niet op rolletjes loopt, is een officemanager ook de juiste persoon om zo’n systeem professioneel op te zetten.

Een officemanager ervoor dat jouw team altijd ondersteunt en ontzorgd wordt, of ze nu thuis of op kantoor werken.

Moet een officemanager zelf de hele tijd op kantoor zijn?

Nee, dit hoeft zeker niet. Planningen maken, agenda’s beheren, systemen opzetten en collega’s ondersteunen kan vanuit huis via de chat en de telefoon. Je kunt jouw officemanager zeker thuiswerkdagen aanbieden in een contract.

Wat wel belangrijk is, is dat er duidelijk gecommuniceerd wordt wanneer de officemanager wél en niet op kantoor aanwezig is. Zo blijft hij of zij wel een zichtbaar aanspreekpunt en kunnen collega’s bij de officemanager terecht.

Officemanager hybride werken

Een officemanager creëert rust voor jou als ondernemer en CEO. Juist doordat zij de organisatie en regelzaken uit handen kunnen nemen, kun jij je focussen op het leiden en laten groeien van jouw bedrijf. Zodat je je niet druk hoeft te maken om of er genoeg werkplekken zijn of dat jouw medewerkers wel kunnen inloggen via de beveiligde verbinding. 

Twijfel je of een officemanager iets voor jouw bedrijf is? Neem vrijblijvend contact met ons op:

Bel 085 130 42 11 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of of stuur een e-mail info@officemanager.nl