Vergaderingen regelen, agenda's beheren en zorgen dat het kantoor op rolletjes liep? Dat was de taak van de officemanager. Onmisbaar in een bedrijf, maar vaak ook onzichtbaar. Inmiddels is - door onder andere technologie en hybride werken - de rol van officemanagers flink veranderd. Waar ze eerder vooral ondersteunend werkten, krijgen officemanagers nu een meer strategische rol.

In deze blog laten we zien hoe de rol van officemanager de laatste jaren veranderd is en hoe jij als bedrijf daarin kan meebewegen - om een officemanager op de meest strategische manier in te zetten voor de groei van jouw bedrijf.

Lang was de officemanager een aanspreekpunt voor van alles en nog wat. Kantoorartikelen die aangevuld moesten worden? De officemanager relgede het. Het boeken van een vergaderruimte? Check. Onboarden van een nieuwe medewerker? De officemanager pakte het op. Hij of zij was de spin in het web op kantoor en zorgde dat alles als een geoliede machine liep. 

Maar door de jaren heen veranderde onze manier van werken - en daarmee ook de invulling van de rol als officemanager.

Officemanager hybride werken

Een van de grootste veranderingen is dat na Covid-19 hybride werken de standaard is geworden. Medewerkers zijn verspreid over hun thuiswerkplekken en meerdere locaties. Communicatie gaat grotendeels online via Slack, Teams en in de Cloud. Dat zorgt niet alleen voor een logistieke uitdaging voor officemanagers, maar ook dat ze er een nieuwe taak bij hebben gekregen.

Want waar vroeger iedereen elkaar sprak tijdens de lunch, bij de koffieautomaat of op de vrijdagmiddagborrel, is er nu minder verbinding op de werkvloer. Daarom is de officemanager niet meer alleen degene die alle (online) afspraken organiseert en agenda’s naast elkaar legt, maar ook degene die medewerkers verbindt.

Bijvoorbeeld door het organiseren van teamdagen, het inchecken bij collega's en het regelen van online momenten om toch die connectie op te zoeken. De officemanager is vaak de eerste in de lijn die ziet of medewerkers zich nog blij en verbonden voelen.

Leestip: waarom een officemanager onmisbaar is als jouw team hybride werkt

Officemanager en AI

Daarnaast hebben digitale ontwikkelingen en Artificial Intelligence (AI) grote invloed op de werkvloer en de taken van een officemanager. Ten eerste zijn veel onderdelen van hun vroegere werk geautomatiseerd. Documenten hoeven niet meer handmatig gesorteerd en gearchiveerd te worden en het plannen van vergaderruimtes gaat automatisch. 

Dat zorgt er aan de ene kant voor dat een officemanager meer tijd heeft voor andere werkzaamheden. Aan de andere kant moet de officemanager van vandaag de dag veel meer kennis hebben van technologie en AI. Zij zijn namelijk degene die deze systemen in bedrijven opzetten en sturen op data om deze te optimaliseren. 

Weten welke processen een officemanager allemaal kan automatiseren? Je leest het hier

Van uitvoering naar strategie

Door de inzet van AI en technologie is er nog een verschuiving in het werk van officemanagers zichtbaar. Waar zij vroeger meer op de uitvoering zaten, is de rol van officemanagers nu een strategische geworden. Juist doordat een aantal van hun werkzaamheden geautomatiseerd zijn, kunnen ze zich nu veel meer bezighouden met strategische taken: leiden van projecten en meedenken over processen.

Een officemanager is nu een strategische spil, die samen met het management meedenkt over de koers, besluitvorming en de strategie van het bedrijf. Zij pakken ook bijbehorende projecten op en weten precies wat er speelt op de werkvloer, om vanuit daar input te geven. 

Leiderschap

Dat vraagt ook een ander soort leiderschapskwaliteiten van de officemanager. Niet alleen omdat ze een strategische rol hebben, maar ook omdat officemanagers in grote bedrijven steeds vaker met een team van officeondersteuners onder zich werken.

Waar er vroeger nog één of twee officemanagers op de werkvloer aanwezig waren, zie je nu hele teams die het kantoor en bedrijf draaiende houden. Met de officemanager als spil aan het hoofd.

Je ziet dus dat door de verandering van de manier van werken en inzet van technologie de rol van officemanager op de werkvloer enorm is veranderd. De functie vereist andere vaardigheden dan een aantal jaar geleden (meer management, leiderschap, strategie en technische kennis) maar is ook verschoven van een meer uitvoerende taak naar strategisch meedenken met besluitvorming.

Til je bedrijf naar een hoger niveau: 5 voordelen van werken met een officemanager 

Daarom is een officemanager niet alleen meer degene die 'alles regelt' maar echt een belangrijke spil in jouw bedrijf om groei te creëren en vast te houden. 

Als bedrijf meebewegen

Als bedrijf wil je jouw officemanager op een zo optimaal mogelijke manier inzetten. Zodat de officemanger veel werkplezier ervaart en jullie bedrijf kan groeien. Je kunt meebewegen op de volgende punten:

• Officemanager strategisch laten meedenken: nodig de officemanager uit bij management meetings, vraag om input vanuit zijn/haar expertise in het bedrijf. Geef de officemanager de leiding over interne projecten.
   
• Geef officmanagers ruimte om stroef lopende of verouderde processen te automatiseren en stroomlijnen: zo kun je inzetten op groei via technologie. Heeft jouw officemanager op dit moment deze kennis niet (allemaal) in huis? Bekijk samen waar je kunt bijscholen. 
   
• Laat officemanagers de ruimte om naar eigen inzicht te zorgen voor verbinding in het bedrijf om het hybride werken tot een succes te maken waar iedereen meer werkplezier door ervaart. 
   
• Is er een mogelijkheid om het team uit te breiden: met bijvoorbeeld officeondersteuners of management assistenten? Zo kan de officemanager focussen op strategie en projecten, terwijl de rest van het team de meer uitvoerende taken oppakt. 

Misschien werk je al met een officemanager, maar vraag je je af of de rol wel optimaal benut wordt. Of misschien twijfel je of het de investering waard is om er één aan te nemen.

Een aantal signalen dat je de rol kunt opschalen of invullen:

• De directie of het MT is te veel tijd kwijt aan regelzaken
   
• Medewerkers missen structuur of hebben regelmatig dezelfde vragen
   
• Interne communicatie loopt soms stroef of is versnipperd
   
• Nieuwe collega’s vinden moeilijk hun weg binnen het bedrijf
   
• Je groeit als organisatie en merkt dat 'alles zelf doen' als management niet meer werkt
   
• Jullie werken nog met verouderde processen en mogen een professionaliseringsslag maken

Wil je dat wij met je meedenken of het inzetten van een officemanager de juiste stap is voor jouw bedrijf op dit moment? Neem vrijblijvend contact met ons op: 

Bel 085 130 42 11 Ma t/m vr 8:00 tot 17:00 uur of of stuur een e-mail info@officemanager.nl