Altijd gefocust? Je hele to do-lijst moeiteloos afvinken? En bye bye afleidingen? Probeer eens de pomodorotechniek. Deze timemanagement klassieker helpt je structuur en rust te creëren in je (werk)dag. Hoe dan? Wij geven je 5 tips hoe je het beste uit je dag kan halen. 

Wat is nou precies de pomodorotechniek? 

Ken je dat? Je wilt je storten op dat ene verslag wat allang af moest, of je wil eindelijk die rapportage afmaken. Maar telkens weer word je afgeleid door je telefoon, scroll je toch even langs je social media, komt er een collega met een vraag of vliegt er een vogel langs je raam. 

Als office manager wil je natuurlijk altijd gefocust zijn en klaarstaan om ieder brandje te kunnen blussen. Daarom hebben ze de pomodorotechniek bedacht. Met deze methode blijf je geconcentreerd op je werk zonder dat je aan het einde van de dag uitgeput op je bank neer moet ploffen. 

Het idee is heel eenvoudig. Je werkt met intervallen van 25 minuten waarin je geheel gefocust aan je taak werkt, daarna gun je jezelf 5 minuten pauze. Deze sprints heten ‘pomodoro’s’. 

De pomodoromethode hebben we te danken aan een universiteitsstudent die behoorlijk wat moeite had met concentreren. Als oplossing stelde hij zich te doel om zich tien minuten uiterst te concentreren op een taak. En hiermee werd Francesco Cirillo de grondlegger van een de meest gebruikte timemanagementtechieken. 

Hoe werkt de pomodorotechniek?

Deze techniek is gebaseerd op de 25 + 5 regel: 25 minuten gefocust werken aan één taak en 5 minuten pauze erna. Je werkt in blokken van 4 taken. Na het doen van 4 taken neem je een pauze van 15 - 20 minuten. 

Volg deze 5 stappen om je ultieme focus te bereiken: 

Je hebt nodig: een plek om je taken op te schrijven (online of offline) en een timer of pomodoro app 

1. Besluit welke taken je gaat doen en schrijf ze op

Welke manier je ook gebruikt om je taken te structureren; analoog,  digitaal of met een projectmanagement tool als Microsoft planner of bijvoorbeeld ClickUp: schrijf alles wat je deze dag op de planning hebt staan op. En begin de dag met je meest belangrijke taken zodat je deze drie in ieder geval gedaan hebt aan het begin van de dag. 

        2. Stel per taak de timer in op 25 minuten of gebruik je app 

Als je een pomodoro app gebruikt dan druk je gewoon op start en gaat de timer vanzelf lopen. Deze 25 minuten doe je niets anders dan deze taak. Je opperste concentratie gaat naar hetgeen je nu moet doen. En je gaat door tot je de “wekker” hoort gaan. 

Pas op met die binnenkomende mailtjes, team chats of tekstberichten, die schrijf je op in een notitie en bewaar je voor later. Deze tijd besteed je alleen aan deze ene taak. 

       3.Neem een korte pauze van 5 minuten

Hoor je pring? Dan is het nu tijd voor een welverdiende pauze. En denk eraan dat je niet stiekem nog even ‘iets af gaat maken’, ook al zit je midden in een zin -> gewoon stoppen. 

Die vijf minuten zijn er om je te resetten en je ogen en hersenen weer even als het ware op te frissen. Zo blijf je je taak met uiterste concentratie doen. 

Het Oogfonds raadt aan om na ongeveer twintig minuten beeldschermtijd je ogen rust te gunnen om vierkante ogen te voorkomen. Zij noemen het de 20-20-2 regel. En deze past uitstekend bij de pomodorotechniek. 

Doe een paar oefeningen achter je bureau om stijfheid te voorkomen. Want ook dan kun je optimaal functioneren. De makkelijkste oefening is natuurlijk gewoon even een stukje lopen of uit het raam turen om je beste ideeën te bedenken.

      4. Bij elke vierde taak neem je een langere pauze tussen de 15 en 30 minuten

Heb je vier sprints gedaan? Dan is het nu tijd voor een grotere pauze. Heel even die frisse neus halen, die collega aanspreken of je energiesnack opeten. Je hebt nu twee uur hard gewerkt dus gun jezelf deze big break.

      5. Vink je taken af als ze klaar zijn

Na de langere pauze ga je weer verder met de taak waar je mee bezig was. Of als je die helemaal af hebt, dan vink je hem ook af en ga je door met de volgende op de lijst. Zo zie je dat je aan het einde van de dag meer gedaan hebt dan normaal gesproken. En dat alles in opperste concentratie. 

En hoe zit dat dan met al die mails die je nog moet beantwoorden? Plan ook daar een pomodorotijd voor in.

De voordelen van de pomodorotechniek

Onderzoek laat zien dat je ruim 23 minuten nodig hebt om je opnieuw volledig te kunnen focussen op een nieuwe taak. En dat betekent dus ook dat als je weer eens een mailtje binnenkrijgt en je er gelijk naar kijkt, dat je weer 23 minuten van je tijd hebt verdaan. 

Dit verlost ons gelijk van de mythe dat wij mensen wel kunnen multitasken. Niet dus. Onze hersenen zijn ingesteld om maar één ding tegelijk te doen, dus die pomodorotechniek is zo gek nog niet. 

Wat levert het werken met deze eenvoudige maar effectieve tool jou op?

• Meer structuur
• Meer Overzicht
• Veel meer focus
• Gevoel van controle
• Beter omgaan met interne en externe afleidingen 
• En als je enorm opziet om aan een taak te beginnen kun je altijd denken: oh, het duurt toch maar 25 minuten. En dan lijkt een grote taak in ene een stuk toegankelijker. Goodbye uitstelgedrag.

Welke pomodoro apps zijn er? 

De moderne techniek staat voor niets, dus maak gebruik van een pomodoro app. Dit zijn de meest populaire: 

Forest: Focus for Productivity 

Het leuke aan deze app is dat ze er een spelletje van maken. Iedere keer als je een pomodorosprint doet plant je een zaadje van een boom en deze begint te groeien terwijl je werkt. Als je goed je best doet heb je aan het einde van de dag een heel bos gepland. 

Focus To-Do: Pomodoro & Tasks 

Deze app is een pomodoro timer, taks organizer, time tracker, schema planner en reminder in een. Hij is eenvoudig in layout, maar wel met veel functies om je zo georganiseerd mogelijk te laten werken. 

Pomodoro timer

De meest minimaliste en eenvoudige van de vier. Zet gewoon de timer aan en gaan. 

Tomighty 

Deze eenvoudige en gratis Pomodoro-timer werkt alleen op je computer. Het is open-source en beschikbaar voor Windows, macOS en Linux.

Snel afgeleid? Pas deze pomodorotips toe

Afleiding ligt altijd om de hoek. Dus om zo geconcentreerd mogelijk te kunnen werken, hebben we hier nog wat praktische pomodorotips voor je. 

• blijf weg van schermen tijdens je pauze en geef je ogen rust
• kom ook van je bureau tijdens de pauze zodat je niet stijf wordt
• Splits alles dat groter is dan vier pomodoro’s op in kleinere subtaken
• bedenk van tevoren hoeveel pomodoro’s een taak kost 
• bedenk dit: er passen maar 16 pomodoro’s in een dag dus plan hem niet te vol 
• houd ruimte over voor verrassingen, because life happens… 
• maak een dumplijst voor dingen die je te binnen schieten, collega’s die nog iets van je willen en andere afleidingen en werk deze af op een moment waarop je concentratie toch minder is. Voor de meeste mensen is dit rond drie uur ‘s middags. 
• zet alles op stil: je telefoon, notificaties en al het andere. 
• Informeer je collega’s. Ook als ze plots aan je bureau staan met een vraag of verzoek. Leg uit dat je in opperste concentratie bent en dat je later op hun verzoek terugkomt, en doe dat dan ook. Zo leren collega’s hoe jij het beste werkt. 

Wat heeft een tomaat met je focus te maken?

Waarom heet de pomodorotechniek, pomodoro? Het woord pomodoro is Italiaans voor tomaat. De naam komt van een kookwekker in de vorm van een tomaat. Deze kun je natuurlijk ook instellen op een bepaalde tijd en als je thuis werkt doet hij het ook uitstekend als pomodorowekker. Alleen moet je wel tegen het geluid kunnen. 

En nu jij: probeer de pomodoromethode uit 

Train je concentratiespieren met de pomodorotechniek en word een pro in timemanagement. Net als je biceps groeien met meer oefening zo groeit ook je vermogen om je beter te kunnen focussen en beter te organiseren, en dat is precies wat je nodig hebt als management ondersteuner. Je zult zien dat je dag soepeler verloopt en je een stuk uitgeruster thuiskomt dan normaal.