Ben je net lekker bezig, staat er weer zo’n collega aan je bureau: wil je dit “even” voor mij doen? Daar gaat je planning. Je perfect opgemaakte to dolijst in duigen. Want, spoedje. Maar vergeet niet: je bent geen marionettepop. Ook al ben je Management Assistent, jij hebt nog steeds de touwtjes in handen. Daarom geven we je vandaag eerste hulp tips bij spoedklussen.
Heeft dit spoedje wel spoed?
Is het urgent of belangrijk? Er zit een wezenlijk verschil tussen deze twee begrippen. Urgent betekent dat het zo spoedig mogelijk moet gebeuren. Terwijl belangrijk - en je collega vindt zijn taak natuurlijk altijd belangrijk - inhoudt dat het zeker moet gebeuren, maar niet per se nu.
Snap je wat we bedoelen? Beoordeel voordat je volmondig ‘ja’ zegt eerst of het spoedje ook echt spoed heeft. Een goed hulpmiddel hierbij is de Eisenhower-matrix. Leer jezelf deze methode aan om meer grip te krijgen op je werkdag.
Nu je beter inzicht hebt, of er in ieder geval even over hebt nagedacht, is het tijd om de taak een kleurcode te geven. Net als op de spoedeisende hulp in het ziekenhuis. Als je binnenkomt met jouw eigen ‘spoedje’ dan krijg je niet eerst een chirurg te spreken, maar een verpleegster die jou een paar vragen gaat stellen.
Aan de hand van jouw antwoorden wordt dan bepaald hoeveel spoed jouw spoedje heeft. En de wachttijd hangt volledig af van de werkelijke urgentie. In een ziekenhuis ziet de kleurcodelijst er zo uit:
- Rood. Zeer acuut. U wordt meteen geholpen.
- Oranje. Acuut. Wij proberen u binnen 10 minuten te helpen.
- Geel. Urgent. Wij proberen u binnen 1 uur te helpen.
- Groen. Standaard. Wij proberen u binnen 2 uur te helpen.
- Blauw. Niet urgent. Wij proberen u binnen 4 uur te helpen.
Maak voor jezelf ook zo’n kleurcodelijst, bijvoorbeeld:
- Rood. Bloedspoed. Ik ga er nu mee aan de slag en doe mijn andere taken later.
- Oranje. Belangrijk. Ik doe de taak vandaag nog, maar niet nu direct.
- Groen. Niet urgent. Ik pak deze taak op wanneer het mij het beste uitkomt en laat aan mijn collega weten wanneer hij de resultaten kan verwachten.
Creëer buffertijd in je takenlijst
Als je hele dag superstrak is ingepland, dan is er weinig ruimte over voor spontaniteit. Dan valt je hele dag in duigen als er ook maar één ding niet gaat volgens de planning.
De truc is om buffertijd in te plannen. Plan voor ongeplande zaken, zoals een spoedje. Als je een uur per dag open houdt in je takenlijst, of je agenda, dan schiet je niet gelijk in de stress als er iets tussendoor komt.
Op deze manier houd je rekening met jezelf en houd je een betere balans. Jij hebt ook een agenda, niet alleen je collega’s die regelmatig aan je bureau verschijnen. Maak er daarom slim gebruik van.
Plan de spoedjes in voor het einde van de dag. Dan heeft je eigen planning er zo min mogelijk hinder van. Zijn er meerdere spoedjes die dag, dan kun je ze mooi bundelen.
Was het juist een rustige dag en bleef het eindelijk eens stil aan je desk? Mooi, dan heb je tijd om zaken in te halen of misschien zelfs vooruit te lopen.
Door op deze manier in te plannen ben je de ad hocklussen een stapje voor.
Pas op voor taalmanipulatie
- Jij bent zo goed in …
- Als jij straks misschien nog heel even tijd hebt, zou je dan …
- Ik ben hier zo slecht in …
- Dank je wel dat je dit voor mij wilt doen (terwijl je nog niets hebt toegezegd)
- Ik heb gehoord dat jij goed kunt … schrijven/plannen/presenteren etc.
- Marco, vriend.
- Ik weet dat jij dit heel leuk vindt om te doen …
Ken je ze? Die collega’s die met een soort tovertaal alles voor elkaar lijken te krijgen. Met een chique woord noemen we dit manipuleren. Pas dus op voor taalmanipulatie.
Want zelden heeft deze collega een haastklus. Meestal zullen ze gewoon geen zin hebben om het zelf te doen, of ligt het buiten hun comfortzone. Dat betekent niet dat jij gelijk voor hun karretje gespannen moet worden.
Door jou een compliment te geven, voel je je gevleid maar als hij/zij wegloopt dan bedenk je in ene dat je er faliekant in bent getrapt. Leer dit soort taal herkennen zodat je kunt beoordelen of je deze klus wel moet/wilt doen.
Eerste hulp bij jouw antwoord
Vind je het moeilijk om 'nee' te zeggen? Of ben je soms zo overdonderd dat je even met je mond vol tanden staat? Dan ben je niet de enige. Maar dit kan er wel voor zorgen dat je vaker ‘ja’ zegt dan je zou willen.
Zorg daarom voor een paar standaardzinnen die je in gedachte houdt voor als er weer een verzoek wordt gedaan. Dan hoef je niet snel snel een antwoord te bedenken of floept er voor je er erg in hebt weer een ‘ja’ uit. Als je deze zinnen onthoudt voor jezelf dan geef je jezelf de tijd en ruimte om na te denken over wat nu de beste koers is.
“Mijn planning zit helaas al vol deze week, dus dat artikel gaat deze week niet meer lukken. Ik kan er wel volgende week dinsdag voor gaan zitten. Is dat ook een optie?”
“Raymond, ik wil je echt graag helpen, maar het lukt me nu niet. Ik ga kijken wat ik vanmiddag kan schuiven en laat je zo weten hoe laat ik de presentatie voor je kan maken. Oké?”
Zo kun je met een paar handigheidjes die spoedklussen voor zijn en ze “inplannen” in je dagelijkse agenda. Dat haalt de stress er een beetje af en geeft je weer ruimte om alles zo geordend mogelijk te laten verlopen. Want als Management Assistent ben je al een ware chaos manager, en op deze manier ben jij er klaar voor.