Personal Assistant (landelijk)

Wij zijn regelmatig op zoek naar ervaren Personal Assistents voor diverse opdrachtgevers! Beschik jij over de gevraagde skills en ervaring? Dan is dit de baan voor jou!

Van alle assistenten is de Personal Assistant waarschijnlijk wel de bekendste. Dit komt omdat de PA regelmatig in films mag verschijnen, denk maar aan ‘The devil wears Prada’ of ‘The Intern’ met Robert de Niro. Deze touch of glam komt omdat je ook Personal Assistant van een BN’er, topsporter of ander bekend persoon kan worden. Of van de CEO van een multinational corporation.

Waar je ambities ook liggen, de PA stroopt zijn mouwen op en regelt alles, weet alles en doet (bijna) alles om het leven van de baas zo makkelijk mogelijk te maken.

Wat doet een Personal Assistant nu precies?

Bij de meeste assistentfuncties ben je de rechterhand van een persoon of een team en zorg je dat alles op rolletjes loopt. Een PA gaat net ietsje verder. Want je bent meestal de persoonlijke assistent van maar één persoon en draagt hierdoor ook zorg voor zijn of haar privézaken. Je biedt iemand één-op-één ondersteuning, zowel op professioneel als op persoonlijk gebied.

Het takenpakket van de ene PA kan daarom ook behoorlijk verschillen dan dat van de andere Personal Assistant. Het ligt er maar net aan wie je ondersteunt en bij wat voor soort bedrijf deze persoon werkt. Toch zijn er wel overeenkomsten. We zetten er een paar voor je op een rij.

Het takenpakket van een Personal Assistant:

Reizen en evenementen organiseren - Vluchten geregeld? Check. Transfers van en naar het hotel? Check. Restaurants? Done. Visa. Klaar. Jij regelt de hele reis van a tot z zodat de executive onderweg nergens aan hoeft te denken. En dit geldt hetzelfde voor evenementen. Ook hiervoor ben jij de aangewezen persoon die zorgt dat alles tot in de puntjes geregeld is.

Agenda en mail beheren - Afspraken, meetings, mailings, telefoontjes; jij regelt het allemaal. Jij bent de wandelende smart agenda van degene die je assisteert en staat altijd paraat om te zorgen dat de dag zo soepel mogelijk verloopt. Ook als er onverwachts iets gebeurt waardoor de hele planning herzien moet worden.

Privézaken regelen - ben je PA van een bekend persoon? Dan kan het zomaar gebeuren dat je die dag ervoor moet zorgen dat er ook eten op tafel staat of dat de kinderen uit school worden opgehaald omdat de Executive daar zelf de tijd niet voor heeft of de planning anders loopt dan verwacht. Voor jou geen probleem, je had het al geregeld voordat hij/zij erom vroeg.

Welke kwaliteiten heeft een goede Personal Assistant?

Cmmunicatieve skills - mensen voelen zich altijd bij jou op hun gemak, want jij weet altijd hoe je iets moet brengen. Zelfs slecht nieuws breng jij met charme. Dat is ook niet zo gek, want jij bent altijd het eerste aanspreekpunt. Daardoor weet jij altijd wat er speelt en wanneer. Wat jou werk weer makkelijker maakt, zo kun je altijd anticiperen en iedereen op de hoogte stellen van wat er speelt.

Organisatorische skills - Jij kent alle agendapunten, de hele planning, lunch breaks tot aan de afspraak bij de kapper aan toe, op je duimpje. Laat plannen maar aan jou over. Het is je op het lijf geschreven.

Vindingrijkheid - Zoals verwacht loopt alles anders. Hier schrikt de Personal Assistant niet voor terug, want jouw vindingrijkheid zorgt ervoor dat alles alsnog soepel verloopt.

Discreet - HR-documenten, contracten, plannen over een fusie; jij weet wat er speelt binnen het bedrijf op het hoogste niveau. Toch komt deze informatie niet verder, want je weet hoe belangrijk het is om discreet te blijven.

Wat verdient een Personal Assistant?

Niet iedere PA verdient hetzelfde. Zo verdient een Personal Assistant in een grote stad meer dan een PA in Zwolle. En het salaris van een Personal Assistant van een BN’er is natuurlijk weer anders dan dat van een Executive van een multinational corporation.

Dit is wat wij bij Officemanager bieden:

Marktconform salaris;
Reiskostenvergoeding € 0,19 per km;
Keuze uit wekelijkse of 4-wekelijkse uitbetaling;
8% vakantiegeld;
25 Vakantiedagen (naar rato bij parttime);
Pensioenopbouw vanaf 26 gewerkte weken indien > 21 jaar;
Je werkt op uitzendbasis conform de NBBU CAO.

Wat is het verschil tussen een Virtual Assistant en een Personal Assistant?

Als Virtual Assistant ben je de rechterhand op afstand. In principe voer je dezelfde taken uit, alleen doet een VA het vanachter de laptop of met de telefoon. Dit klinkt misschien ideaal, maar vergeet niet dat je als Personal Assistant soms ook als begeleiding mee mag op reis en op deze manier nog eens ergens komt. En persoonlijk aanwezig zijn zorgt er wel voor dat je echt alle ins en outs van een bedrijf of persoon leert kennen. Beide functies hebben zo hun voordelen.

Hoe word je Personal Assistant?

Er zijn verschillende opleidingen die je kunt volgen om personal assistant te worden, denk aan een mbo-4 opleiding tot Management Assisant of Secretaresse. Het ligt er een beetje aan wat je ambieert.

Wil je bij een groot bedrijf werken dat internationaal opereert? Dan zul je een opleiding op HBO-niveau moeten volgen tot bijvoorbeeld Office Manager. En daarnaast een taalcursus zakelijk Engels om je zo van je concurrenten te kunnen onderscheiden wanneer je solliciteert.

Wil je liever aan de slag als legal assistant, zorg er dan voor dat je dit kan laten zien in de cursussen en opleidingen die je hebt gevolgd. Er zijn ook instituten zoals Schoevers of ROC Nederland die een opleiding tot Personal Assistant aanbieden.

Daarnaast is het belangrijk om ervaring op te doen als bijvoorbeeld Management Assistant. Dit is misschien nog niet je droombaan, maar dit soort ervaring kan er wel toe leiden dat je uiteindelijk je droombaan vindt. Ook kan het raadzaam zijn om een netwerk op te bouwen, vooral met mensen die al werken in het soort organisatie waar jij jezelf het liefste ziet zitten.

Personal Assistant vacatures

Ben je op zoek naar een baan als Personal Assistant? Bekijk dan een van onze vacatures.