Zakelijk schrijven verwarren we vaak met clichés, ouderwetse woorden en ellenlange zinnen. Hoe ingewikkelder, hoe professioneler we denken over te komen. Alleen blijkt uit onderzoek dat het tegenovergestelde waar is. En hoe moet het dan wel? Vandaag 5 schrijftips voor je zakelijke tekst, e-mail of brief.
Hier moet een goede zakelijke tekst aan voldoen:
Structuur: zorg voor een duidelijke, leesbare structuur waarbij mensen je tekst ook kunnen scannen.
Doel: wil je mensen informeren, overtuigen of heb je een ander doel?
Woordgebruik en zinsbouw: zorg dat je tekst lekker wegleest door een simpele opbouw en gebruik makkelijke woorden.
Opmaak: tussenkoppen, witregels, alinea’s. Zorg voor een duidelijke opmaak.
Zakelijk schrijven les 1: schrijf actief
Met actief schrijven vermijd je de lijdende vorm, waardoor je ‘worden’ en ‘kunnen’ uit je teksten weglaat. Dit is de moeder aller taaladvies. Actief schrijven maakt alle teksten een stuk leesbaarder en neemt je lezer mee in je verhaal.
Even een voorbeeld van actief schrijven in actie:
Passief schrijven
De bal werd door Dennis door het raam gegooid.
Je ziet dat de nadruk nu op de bal komt te liggen. Waardoor de zin aan zijn doel voorbij gaat.
Actief schrijven:
Dennis gooide de bal door het raam.
Hé, wie is de schuldige? Precies, Dennis. En je vraagt je gelijk af: waarom gooide Dennis die bal door het raam? Was het een ongelukje? Of is het een echte Dennis the Menace?
Vraag jezelf bij iedere zin af: door wie? En je zal al snel actief gaan schrijven.
2. Klaar met clichés
Soms lijkt het wel of zakelijke teksten niet zonder ouderwetse en ingewikkelde woorden kunnen. Woorden als derhalve, desalniettemin en echter lijken een plaag in iedere alinea. Deze woorden worden ook wel opvulwoorden genoemd.
Doe liever alsof je het tegen een persoon hebt. Dit maakt je tekst persoonlijk, helder en direct.
Schrijf niet dit maar dat:
- Tevens - ook
- Door middel van - door
- Jegens - tegen, tegenover
- Behelst - houdt in
- Voorts - verder
- Reeds - al
- Doch - gewoon weglaten
- Krachtens - volgens
- Gaarne - graag
- Hoogachtend - met vriendelijke groet
- Omtrent - over, wat betreft, betreffende
- In verband met - omdat
- Geachte - beste, meneer/mevrouw
En als we dan toch dingen in onze tekst willen vermijden: val niet in de val van vakjargon of clichés. Iedereen weet wel ongeveer wat je ermee bedoelt, maar niet precies. Vermijden dus.
3. Prime real estate: de openingszin
De openingszin is de belangrijkste zin van je hele tekst. Een bekend advies binnen de marketing: de eerste zin heeft maar een doel. De lezer verleiden de tweede zin te lezen.
En daar komt de kantoortaal weer. Hoe vaak lees je niet de zin: naar aanleiding van… Waarom is dit zo’n verschrikkelijk begin van een zin? Omdat hij een cliché is, altijd lang wordt en weer begint met vage woorden. Want als je zegt: naar aanleiding van, dan moet dit altijd gevolgd worden door de aanleiding.
Naar aanleiding van uw zoektocht van 14 maart jl. bent u op dit artikel beland op onze website.
Begin liever met de aanleiding zelf. Je zocht naar tips voor zakelijke teksten en kwam op dit artikel terecht.
Of: Naar aanleiding van uw brief van X datum, waarin u verzoekt om Y, deel ik u Z mede. Deze zin zegt eigenlijk helemaal niets. Je hebt je prime real estate dus gewoon weggegooid. Begin je met de aanleiding zelf, dan krijg je: u heeft ons een verzoek gedaan om …
Behalve dat deze zin veel duidelijker en bondiger is, is hij ook lezersvriendelijk want je begint met U, oftewel de lezer.
4. Zorg voor een duidelijke structuur en opmaak
Een goede tekst lijkt op een patatzak. Dit klinkt misschien een beetje vreemd, maar let op. De meeste lezers lezen jouw tekst niet tot het einde door. De eerste alinea wordt nog helemaal gelezen. De volgende voor de helft. En daarna is het scannen geblazen.
Zorg er dus voor dat je het belangrijkste aan het begin zet. En zorg ervoor dat je opmaak makkelijk te scannen is door tussenkoppen te gebruiken, witregels, bulletpoints en sommige woorden in bold te zetten. En eindig met een eindconclusie en/of kleine samenvatting.
Als je een krant leest zul je deze opmaak overal tegenkomen. Je kan een artikel lezen door de intro en eerste alinea te lezen, de tussenkoppen met de eerste zin van de bijbehorende alinea en de conclusie. Dan heb je de kern te pakken.
Dit doen ze omdat de meeste mensen teksten scannen. Dit geldt voor online nog sterker dan op papier. En daarom lijkt een goede tekst op een patatzak. Of ook wel een omgekeerde piramide genoemd.
5. Redigeer je eigen tekst
Je eigen tekst redigeren kun je op verschillende manieren doen. Als je lang naar een tekst kijkt dan ontstaat er vaak woordblindheid. Je leest wat er moet staan en niet wat er daadwerkelijk staat. Dit komt doordat je hersenen zo slim zijn dat ze automatisch kunnen invullen.
Om dit te voorkomen kun je drie dingen doen:
- slaap er een nachtje over. Dan kijk je weer met die ‘frisse blik’
- zet je tekst in een ander lettertype. Je hersenen denken dan dat het een andere tekst is.
- lees je tekst op een ander apparaat. Bijvoorbeeld op je smartphone of tablet.
Als Office Professional moet je regelmatig een adviesrapport schrijven, zakelijke mails, een verslag of een misschien wel een beleidsplan. En niet iedereen schudt die goede zakelijke tekst zomaar uit zijn mouw, Deze tips voor zakelijk schrijven gaan je zeker helpen.