Office Manager technologie bedrijf 32-40 p/w (Ingevuld)

Wil jij werken op een te gekke locatie op grote hoogte in Rotterdam? Zit regelen, organiseren en ontzorgen in jouw DNA? En voel je je prettig in een innovatieve academische werkomgeving? Dan hebben wij een topvacature voor jou!

Voor een bedrijf gespecialiseerd in gepatenteerde biosensortechnologie voor onderzoek in de medische industrie zoeken wij per direct een ervaren Office Manager! De functie is fulltime voor vier tot vijf dagen per week. In deze afwisselende functie binnen een snelgroeiende scale-up zul je niet vervelen. Je ondersteunt de directie en het team bestaande uit elf collega's op een breed vlak. Een zeer afwisselende rol dus. Je geniet ervan om anderen te ontzorgen, je hebt een vrolijke en open persoonlijkheid en denkt graag mee! Daarnaast komt je direct in dienst bij het bedrijf waar je een jaarcontract krijgt met uitzicht op een vast dienstverband.

Je biedt (administratieve) ondersteuning aan de directie in de breedste zin van het woord en zorgt ervoor dat het officemanagement perfect geregeld is. Hierbij krijg je absoluut de vrijheid om je eigen ideeën naar voren te brengen en gebruik je je ervaring om de processen waarvoor je verantwoordelijk bent te verbeteren.

Het bedrijf

Dit innovatieve jonge bedrijf is in 2018 opgericht als spin- off van TNO. Het is in een fase aangekomen waarbij zij vanuit scale-up de apparatuur aan het door ontwikkelen zijn. Hiervoor hebben zij onlangs een mooi bedrag opgehaald waarmee zij de groei in de onderneming kunnen doorzetten. Omdat het een nieuwe functie is, heb jij de vrijheid om zaken naar je toe te trekken en de functie vorm te geven. De sfeer in het bedrijf is informeel, er worden regelmatig leuke teamactiviteiten georganiseerd en er is veel ruimte voor ontwikkeling en eigen initiatief. Het is een bevlogen team en de passie voor dit vakgebied voel je wanneer je er binnenloopt. Het kantoor is gevestigd in Rotterdam op de 18e verdieping van de Science Tower. Jouw werkplek zit dus op grote hoogte met een prachtig uitzicht over de havens. De locatie is goed de bereiken met het ov en kom je met de auto dan krijg je er een privé parkeerplaats bij!

Wat ga je doen

• Als Office Manager heb je een spilfunctie in de organisatie en bewaak je de bedrijfscultuur. In deze allround functie zorg je ervoor dat je naast de spilfunctie ook het 1e aanspreekpunt bent voor alle interne- en externe contacten.
• Je signaleert proactief inefficiënties in de kantooractiviteiten en implementeert oplossingen. Je bent verantwoordelijk voor het beheer van de kantoorfaciliteiten inclusief inkoop van kantoormaterialen.
• Je zorgt voor de onboarding van nieuwe medewerkers en zorgt voor een goede start.
• Je organiseert reizen naar het buitenland, maar ook bedrijfsbijeenkomsten en evenementen.
• Je neemt deel aan het MT-overleg waarbij de acties in kaart worden gebracht en zorg draagt voor de opvolging en weet op de beste manier de benodigde presentaties mede voor te bereiden.
• Je voert en verbetert administratieve processen voor onder andere het financiële gedeelte, hr en recruitment zaken maar ook bijvoorbeeld het bijhouden van tijdwaarneming, het opmaken van contracten en het managen van de nieuwe sollicitatie trajecten.
• Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor verschillende externe dienstverleners (verhuurder, IT-ondersteuning, boekhouding, salarissen).
• Hotel- en vluchtboekingen en de (financiële) afwikkeling van zakenreizen zijn bij jou in goede handen.
• Je organiseert evenementen zoals de jaarlijkse kerstborrel, gezellige team uitjes of externe vergaderingen.
• Verder regel je cadeaus voor werknemers voor gelegenheden als Sint, Kerst of baby's en voor andere relaties, indien van toepassing.
• Je neemt verantwoordelijkheid voor het creëren en onderhouden van een schoon en opgeruimd kantoor. Je bent verantwoordelijk voor het faciliteren van een geweldige werkplek waarin medewerkers optimaal kunnen presteren.
• Het digitaal filen van contracten. Ook denk je mee over de inrichting van de interne processen en bewaak je deze.
• Jij zorgt ervoor dat de voorraad kantoorartikelen op orde is en regelt een koerier indien noodzakelijk.

Wat breng je mee

• Je wordt het eerste aanspreekpunt van het team. Jij weet hoe je mensen kunt bewegen en motiveren en wat anderen nodig hebben. Je bent van nature dienstverlenend en ontzorgend
• Organiseren is op jouw lijf geschreven, je hebt een scherp oog voor detail en raakt enthousiast over de veelzijdigheid van deze baan.
• Je hebt MBO werk- en denkniveau en aantoonbare ervaring met officemanagement, bij voorkeur minimaal twee jaar werkervaring in soortgelijke functie.
• Je voelt je prettig in een innovatieve en academische omgeving
• Je bent een echte zelfstarter en werkt georganiseerd en klantgericht
• Je bent secuur en weet je grenzen goed aan te geven
• Je bent goed bekend met Office 365 (Teams, Office, SharePoint, Powerpoint)
• Je bent communicatief sterk in woord en geschrift en hebt een opgewekte- en energieke persoonlijkheid
• De Nederlandse en Engelse taal beheers je uitstekend, zowel in woord als geschrift

Wat bieden wij

Je komt te werken in een jong en ambitieus team. Met vragen kun je altijd bij iemand terecht. In deze zelfstandige functie krijg je voldoende vrijheid om de rol verder vorm te geven en uit te bouwen op basis van eigen vaardigheden en ambities. En verder:

• Een salarisindicatie tussen de € 3.000 en € 3.300 bruto per maand o.b.v. van 40 uur
• Een functie voor 32 tot 40 uur per week, werkdagen/tijden zijn bespreekbaar, tussen 8.30 uur en 17.30 uur
• Je komt direct in dienst van het bedrijf waar je een jaarcontract krijgt met uitzicht op een vast dienstverband
• 27 vakantiedagen en 8% vakantiegeld
• Reiskostenvergoeding o.b.v. OV of een parkeerplek naast het pand
• Laptop en telefoon van de zaak
• Internationale dynamische werkomgeving binnen een hecht en gemotiveerd team

Interesse?

Dan maken we graag kennis met jou en zien wij zien jouw CV en motivatie heel graag tegemoet.