Interim Management Assistent gezondheidszorg (on hold)

Voor een welzijnsorganisatie actief in de geestelijke gezondheidszorg zijn wij op zoek naar een interim Management Assistent voor 30 tot 36 uur per week!

• Amsterdam
• Geestelijke gezondheidszorg
• Ervaring in een bestuurlijke rol is een stevige pre
• Start april 2024
• Opdracht voor 3 á 4 maanden
• 30 tot 36 uur per week, waarbij de maandag een kantoordag is en deels thuiswerken mogelijk is. Daarnaast kun je bij 36 uur kiezen voor 4 dagen van 9 uur werken of om de week een dag vrij.
• OV goed bereikbaar en parkeren in overleg
• (Freelance) tarief in overleg

Als Management Assistent zorg je ervoor dat onze bestuurder haar werk binnen en buiten goed kan doen. Het gaat om uiteenlopende secretariële, administratieve en management ondersteunende werkzaamheden, zoals het verzorgen van de agenda, het voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van taken die hieruit voortkomen. Je hebt nauw contact met de Mt-leden, die je soms ook ondersteunt. En je hebt veel te maken met de bestuurssecretaris, jullie vullen elkaar aan en werken veel samen. Je kunt goed notuleren en vindt dat ook leuk om te doen. Externe relaties nemen graag contact met jou op en ook intern weet iedereen jou te vinden. In de tussentijd kunnen zij rustig op zoek naar een vaste kracht voor deze rol, daarom zal jij ook de nieuwe collega gaan inwerken.

Ervaring in het ondersteunen van en samenwerken met een bestuurssecretaris is wel een echte pre.

Deze veelzijdige functie past bij iemand die houdt van enige hectiek op de werkvloer, die goed kan prioriteren, prettig communiceert en zelfstandig het werk kan organiseren. Liggen jouw talenten hier en heb je affiniteit met de geestelijke gezondheidszorg? Dan zijn we op zoek naar jou! Het backoffice team bestaat uit receptiemedewerkers en vier managementassistentes voor de grootste afdelingen en de bestuurder. Ieder heeft haar eigen werkzaamheden, maar er is in dit team veel onderlinge afstemming waarbij regelmatig wordt gelachen. De afdeling bestaat naast het backoffice team uit het HR-team met recruiters, HR-adviseurs en HR-medewerkers, en krijgt leiding van de manager HR & Organisatieontwikkeling.

Deze organisatie streeft naar een land waarin niemand eenzaam en radeloos sterft door zelfdoding. Uit onderzoek weten we dat mensen vaak niet dood willen, maar geen andere uitweg meer zien. Opgericht in 2009 om wel een andere uitweg te bieden door het onderwerp bespreekbaar te maken. Een hulplijn; mensen met suïcidale gedachten kunnen dag en nacht anoniem bellen of chatten. Als nationale organisatie voor suïcidepreventie onderzoekt, ontwikkelt en implementeert deze organisatie, samen met vele andere organisaties, interventies en campagnes om het aantal zelfdodingen in Nederland omlaag te krijgen.

In de 14 jaar dat de organisatie bestaat, hebben zij taboes rondom zelfdoding helpen verminderen en zowel de zorgsector als overheidsinstanties, gemeentes, scholen, families, naasten en uiteraard de hulpvragers hierover geïnformeerd en ondersteund. Zij zijn trots op wat zij hebben bereikt in het relatief korte bestaan, maar zijn er nog niet. De bestuurder van deze organisatie, Monique, geeft richting aan het realiseren van de ambities. Om haar hierbij te ondersteunen zoeken wij een ervaren, zelfstandig werkende en initiatiefrijke managementassistent.

Wat is verder nog belangrijk?

• Je kunt vlot werken met Word, Excel, Outlook en Teams en bent taalvaardig in het Nederlands.
• Je communiceert helder en duidelijk zodat iedereen weet wat er wordt verwacht.
• Je takenpakket is heel divers. Je kunt snel schakelen op een werkdag, zonder het overzicht te verliezen.
• Je hebt gevoel voor humor en vormt samen met de bestuurder een goed lopend team.
• Je bent goed in het onderhouden van externe contacten met bijvoorbeeld bestuurders en directies van ministeries en andere organisaties.
• Je bent beschikbaar op maandagen in verband met MT-vergaderingen, en in voorkomende gevallen buiten kantoortijden inzetbaar, bijvoorbeeld voor de logistiek rond RvT vergaderingen in de avonduren.

Onze wensen

• Hbo werk- en denkniveau, met een relevante opleiding
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie
• Ervaring met het plannen en organiseren van meer complexe secretariële werkzaamheden
• Een proactieve en dienstverlenende instelling, met gevoel voor het vertrouwelijke karakter van de functie
• Schrijfvaardig, goed in het bewaken van het overzicht, afspraken nakomen en er op een prettige manier voor zorgen dat anderen dat ook doen
• Gedreven om het als team elke dag een beetje beter te doen en zo bij te dragen aan onze missie

Werken op dit kantoor betekent...

• fijne Amsterdamse werkplek waar veel wordt gelachen,
• samen potje tafeltennissen, sjoelbakken of lunchen in het café,
• samenwerken in team van betrokken collega’s die elkaar écht zien,
• aandacht voor persoonlijke veiligheid en gezondheid,
• open cultuur gericht op vrijheid en zelfredzaamheid, én:
• altijd vers fruit!

Interesse?

Dan maken onze recruiters graag kennis met jou!