AI: bedreiging of zegen voor de Office Assistent? Robots en computergestuurd zijn waarschijnlijk de eerste woorden die bij je opkomen bij kunstmatige intelligentie. Maar AI kan meer. Deze tool gaat ervoor zorgen dat jouw baan straks menselijker, empathischer en uitdagender wordt. Hoe? Dat leggen we je uit. 

Zeg gedag tegen routinetaken 

In een wereld waar we massaal naar schermen staren en eerst door een wirwar aan robotgestuurde Q&A’s moeten klikken, klinkt AI misschien niet als een zegen. Maar als je bedenkt dat we honderd jaar geleden nog met paard en wagen op pad moesten, dan zijn we ook blij met de auto of fiets die we nu hebben. Dus waarom zou ook AI niet een vooruitgang betekenen voor de officeprofessional? 

Dit is wat AI allemaal kan overnemen van de office ondersteuner: 

• agenda inplannen 
• notulen maken
• Q&A beantwoorden
• documenten opstellen
• contracten genereren 
• facturen maken 
• brieven opstellen 
• en alles automatisch verzenden 

Deze routinetaken waar je normaal gesproken veel tijd aan kwijt bent, worden nu door jouw persoonlijke assistent genaamd AI gedaan. Dit betekent dat jij meer tijd hebt voor uitdagende en complexe taken. En dat het nu ook de tijd is om je te gaan specialiseren in dingen waar je echt goed in bent. Want de routinetaken worden straks voor je gedaan. 

Als we even inzoomen op notulen maken, dan kan dit een tijdrovende klus zijn. Maar met bijvoorbeeld Slack GPT wordt er in real time een transcriptie van de vergadering gemaakt, vervolgens een samenvatting en wordt deze automatisch verstuurd naar de inbox van de aanwezigen en belanghebbenden. 

Dit is waarom jij belangrijker bent dan ooit 

Wat kan AI niet? Die innemende glimlach tonen waardoor iemand zich gelijk welkom voelt. Die stevige handdruk geven waardoor iemand denkt: hier ben ik op de juiste plek. Samenwerken met je collega’s. Complexe zaken oplossen. Empathie tonen. Strategisch denken. En met creatieve oplossingen komen. 

Daarom ben jij belangrijker dan ooit. Mensen willen interactie met mensen. En jouw positie als adviseur voor het managementteam of de directie heeft strategische ideeën nodig en menselijke oplossingen. Hier kan geen computer tegenop. 

AI tools waar een Office Manager blij van wordt 

Waarom zou je niet je werk een stukje makkelijker maken? Je gebruikt toch ook een zoekmachine als Google, een navigatiesysteem om naar klanten te gaan of een spraakgestuurde assistent om je telefoon te bedienen? 

We zetten een paar tools voor je op een rij waar jij als Office Manager je werkdag mee kan versimpelen. 

Chat GPT. Deze tool ken je ongetwijfeld, maar waar kun je hem allemaal voor inzetten? Je Chat GPT een opzet laten maken voor een presentatie, een mail laten opstellen of een brief laten schrijven. De opzet die deze tool geeft kan een startpunt zijn en zorgt ervoor dat je sneller deze taak kan afvinken. Ook kun je de AI tool inzetten als ondersteuning op je klantenservice, door gebruik te maken van Watermelon. 

Otter is je notulen-assistent. Hij maakt automatisch een transcriptie van een vergadering, vat hem vervolgens samen met de belangrijkste punten en stuurt hem door. Daarnaast is het document gelijk doorzoekbaar dus als je die ene zin nog even helder voor ogen wilt hebben, dan kun je hem zo weer opzoeken. 

DeepL Snel, nauwkeurig en veilig vertalen. Dat doe je met DeepL. Je kan hem instellen als browser extensie, zo heb je hem altijd tot je beschikking. Door gebruik van AI kan deze tool verder gaan dan een Google Translate. Hij maakt geen letterlijke vertaling, maar kijkt ook naar zinsopbouw en grammatica. 

Zo zet je AI in als jouw assistent 

Leuk, al die tools maar ze blijven door mensen gestuurd. Dus hoe kun jij als mens er nou voor zorgen dat ze ook daadwerkelijk de info geven die jij zoekt? 

Laten we voor het gemak de meest bekende AI tool nemen: Chat GPT. Voor dit hulpmiddel geldt één ding: hoe specifieker je bent, hoe beter. Prompts heten de opdrachten die je geeft aan deze tool. 

Voorbeelden van prompts: 

• Maak een agenda voor een vergadering met mijn collega’s, noem voorbeelden van wat erin moet staan.
• Schrijf een gedetailleerd plan van aanpak voor de lancering van een nieuw product. Inclusief doelgroepen, social media kanalen en SMART doelstellingen. Geef ook aan hoe je de resultaten zou meten en hoe je aanpassingen zou doorvoeren. 
• Maak 2 posts voor LinkedIn waaruit de expert status van een Office Manager blijkt. Mijn doelgroep is tussen de 45 - 60 jaar oud. Ze zijn ervaren Officeondersteuners. Schrijf positief en inspirerend. 

Zijn de antwoorden niet naar tevredenheid? Stel dan nog meer vragen, de chatbot onthoudt al je wensen. 

De impact van AI op het vak van Office Manager 

Deze impact bepaal je voor een groot deel zelf. Het belangrijkste hierin is dat je op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen. Misschien kun je een workshop of training volgens waarin je de basisprincipes van future-proof werken leert. 

Waar je ook voor kiest. AI gaat een onderdeel uitmaken van jouw werkleven. Dan kan je maar beter voorbereid zijn.