Blog: Tips voor een out of officereply

Blog: Tips voor een out of officereply

Blog: Tips voor een out of officereply

Bijna vakantie en ohja er moet nog even snel een out of officereply worden aangezet want je laat de wereld graag weten dat je afwezig bent. Een handeling die zo is gedaan althans met veel van die berichten schiet de ontvanger helaas weinig op.

Voorbeeld:

Helaas kan ik uw e-mail niet beantwoorden.
Ik ben afwezig tot 6 januari. Ik heb in deze periode geen toegang tot mijn e-mail.
Dit is een automatisch antwoord. Ik ben afwezig tot 18 juli.
Op 12 september hoop ik er weer te zijn, daarna zal ik uw mail beantwoorden.
Ik ben afwezig. Maandag 18 mei hoop ik weer achter mijn bureau te zitten.

Wij hebben wat nuttige tips voor je op een rij gezet:

1. Begin eventueel met een aanhef.
2. Bedank je lezer voor zijn bericht.
3. Periode dat je afwezig bent.
4. Vanaf wanneer ben je weer aanwezig.
5. Verwijs door naar een collega en vermeld zijn/haar naam.
6. Geef aan hoe en wanneer ze je collega kunnen bereiken.
7. Sluit eventueel af met een groet en je naam.
8. Vermijd het werkwoord ‘hopen’.

Het is een kleine moeite om met wat meer aandacht een kort bericht op te stellen. De persoon die de mail stuurt neemt immers niet voor niets contact op. Hij heeft een vraag, jij bent er niet en hij vraagt zich af waar hij wél terecht kan. Je moet hem daarom zoveel mogelijk houvast bieden.

Voorbeeld:

Beste lezer,

Bedankt voor uw mail. Van dinsdag 12 mei tot en met woensdag 27 mei ben ik niet in de gelegenheid om uw mail te beantwoorden.

Vanaf donderdag 28 mei ben ik weer aanwezig om uw mail te beantwoorden. Duurt dat te lang of heeft u een dringende vraag? Neem dan gerust contact op met mijn collega Sandra de Wit. Zij is op werkdagen bereikbaar via 06 12 34 56 78. U kunt haar ook een mail sturen: sdewit@officemanager.nl.

Met vriendelijke groet,

Suus Hasselbach

Kleine moeite waarmee je de lezer een groot plezier doet.




Deel dit artikel



Volg ons op

Ontvang onze nieuwsbrief