Plan je dag

Een dag- of weekplanning kan je helpen structuur en rust te creëren. Heb je moeite met focussen? Met de ‘tomatenmethode”(vernoemd naar een kookwekker in de vorm van een tomaat) werk je efficiënter en bespaar je tijd.

Moeite met focussen?

Ken je dat? Je wilt je storten op dat ene verslag wat allang af moest, of je wil eindelijk die rapportage afmaken. Maar telkens weer wordt je afgeleid door je telefoon, scroll je toch even langs je social media, komt er een collega met een vraag of vliegt er een vogel langs je raam. En als managementondersteuner wil je natuurlijk ook flexibel en dienstverlenend zijn. Wat soms ten koste gaat van je eigen prioriteitenlijstje!

Hoe werkt het?

Deze techniek is gebaseerd op de 25 + 5 regel: 25 minuten gefocust werken aan een taak en 5 minuten pauze erna. Je werkt in blokken van 4 taken. 

Je hebt nodig: een leeg vel papier en een timer/kookwekker of een app zoals deze. 

• Besluit welke taken je gaat doen en schrijf deze op
• Stel per taak de timer of kookwekker in op 25 minuten
• Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
• Neem een korte pauze van 5 minuten
• Bij elke vierde taak neem je een langere pauze tussen de 15 en 30 minuten
• Vink je taken af als ze af zijn!

Voordelen van de tomatentechniek

Wat levert het werken met deze eenvoudige maar effectieve tool jou op?

• Meer structuur
• Overzicht
• Focus
• Beter omgaan met interne en externe afleiding

Snel afgeleid? Drie Pomodoro tips

Tip 1:  Interne afleiding

Toch de neiging om even te scrollen op je socials? Of bedenk je ineens je boodschappenlijstje voor vanavond? Zet alle notificaties uit en je telefoon op stil tijdens het uitvoeren van je taak. Leg een 2e vel papier naast je en schrijf daar de zaken op die toch door je hoofd blijven spoken, zoals dat boodschappenlijstje. 

Ga daarna weer verder met je taak.

Tip 2: Externe afleiding

Jij kan lekker bezig zijn met je wekkertje, maar jouw collega die binnenkomt met een vraag of een stapel werk weet dat natuurlijk niet. Informeer je collega dat je bezig bent met een concentratieklus en stel een moment voor (het liefst na je vier pomodoro’s) om zijn/haar verzoek door te nemen. Noteer dit ook in je planning!

Tip 3:  Houd je pomodoro heel

Houd je aan de tijd van 25 minuten per taak, en deel deze niet op in kleinere pomodoro’s en verleng hem ook niet. Hierdoor ga je juist weer versnipperd werken.  Heb je meerdere kleine taken? Dan kan je die bijvoorbeeld in één pomodoro voegen.